Twee vragen bepalen of je een gestructureerde factuur naar iemand kan sturen: is die partij btw-plichtig, en is ze bereikbaar via Peppol? Voor het eerste is er de Kruispuntbank van Ondernemingen, voor het tweede de officiële Peppol Directory — met één belangrijke beperking. Dit artikel is algemene informatie, geen juridisch advies.

Waarom dit uitmaakt

De verplichting geldt tussen Belgische btw-plichtigen. Is één van beide partijen niet btw-plichtig, dan geldt ze niet voor hun onderlinge transacties. Voor je een factuur klaarzet, is het dus zinvol te weten met wie je te maken hebt — en of het adres waar je naartoe stuurt, bestaat.

Stap 1: is de onderneming btw-plichtig?

Dat zoek je op in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). De FOD Financiën beschrijft waar je moet kijken: staat onder de rubriek "Hoedanigheden" de vermelding "Onderworpen aan btw - Sinds [datum]", dan is de onderneming btw-plichtig.

Een btw-nummer op een offerte of een website is geen bewijs: nummers worden geschrapt, ondernemingen stoppen, en een oud nummer blijft nog lang circuleren. De KBO is de bron.

Wil je het nummer zelf valideren — ook voor klanten in andere EU-lidstaten — dan kan dat live via de VIES-dienst van de Europese Commissie. Onze btw- en Peppol-check doet die opzoeking voor je.

Stap 2: is ze bereikbaar via Peppol?

De Peppol Directory is het openbare adresboek van het netwerk. Staat een onderneming erin, dan weet je dat ze is aangesloten en via welk identificatienummer ze te bereiken is. Je kan er op naam in zoeken via dezelfde btw- en Peppol-check.

En nu de beperking die je moet kennen: niet gevonden worden bewijst niets. Niet alle deelnemers publiceren hun gegevens in de directory. Een onderneming kan dus perfect aangesloten en bereikbaar zijn zonder er zichtbaar in te staan. Wie op basis van een zoekopdracht zonder resultaat besluit om dan maar een PDF te sturen, trekt de verkeerde conclusie.

Stap 3: vraag het gewoon

Voor een leverancier of klant met wie je regelmatig werkt, is de betrouwbaarste route de eenvoudigste: vraag welk Peppol-adres ze gebruiken en welke software erachter zit. Dat kost één e-mail en het geeft je meteen ook de contactpersoon voor als er iets misloopt.

Twijfel je of je eigen pakket dit ondersteunt, dan kan je het opzoeken in het officiële softwareregister van de FOD Financiën, of naast andere pakketten leggen in onze vergelijking — met bron en controledatum per gegeven, volgens onze methodologie.

Wat een geslaagde opzoeking niet betekent

Een adres vinden is niet hetzelfde als correct factureren. De inhoud van de factuur blijft je eigen verantwoordelijkheid: de verplichte vermeldingen, de btw-behandeling en het correcte formaat. Voor de vraag of de verplichting überhaupt op jou van toepassing is, lees je in onze aparte gids over de uitzonderingen.

Officiële bronnen

Alle stappen in dit artikel zijn op 26 augustus 2026 gecontroleerd bij de bovenstaande officiële bronnen.

Dit artikel is algemene informatie, geen juridisch advies. Een opzoeking in een openbaar register is een aanwijzing, geen garantie.