Heb je een actief btw-nummer, dan geldt de verplichting voor jou. De uitzonderingen zijn beperkt, en ze werken anders dan de meeste ondernemers denken: ze gelden vaak wel voor het versturen, maar niet voor het ontvangen. Dit artikel is algemene informatie, geen juridisch advies.

De hoofdregel

De FOD Financiën laat weinig ruimte:

"Hebt u een actief btw-nummer? Dan is deze verplichting ook op uw onderneming van toepassing. Er zijn slechts een beperkt aantal uitzonderingen."

Dat betekent ook dat de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen (jaaromzet tot € 25.000) je niet vrijstelt, net zomin als de bijzondere landbouwregeling — daar geldt de verplichting minstens voor het ontvangen van B2B-facturen. Wie hoopte dat een klein omzetcijfer volstond, komt bedrogen uit.

Wie geen gestructureerde factuur moet versturen

  • gefailleerde btw-plichtigen, voor de activiteit waarvoor het faillissement is uitgesproken;
  • ondernemingen die alleen handelingen verrichten die vrijgesteld zijn door artikel 44 van het Btw-Wetboek — denk aan medische, socio-culturele of verzekeringsactiviteiten;
  • niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting, zelfs als ze hier een btw-nummer hebben;
  • forfaitaire btw-plichtigen (artikel 56 van het Btw-Wetboek). Let op de houdbaarheidsdatum: die regeling dooft uit, uiterlijk op 1 januari 2028.

Wie geen gestructureerde factuur moet kunnen ontvangen

Die lijst is korter — en dat verschil is het belangrijkste van dit artikel:

  • ondernemingen die alleen artikel 44-vrijgestelde handelingen verrichten;
  • niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting.

Gefailleerde en forfaitaire btw-plichtigen staan hier dus niet bij. Zij hoeven niet te versturen, maar moeten wel kunnen ontvangen.

De handeling zelf kan vrijgesteld zijn

Naast uitzonderingen per onderneming bestaat er ook een uitzondering per handeling: is de handeling zelf vrijgesteld door artikel 44 van het Btw-Wetboek, dan geldt de verplichting niet — niet voor het versturen en niet voor het ontvangen. Een onderneming kan dus voor een deel van haar omzet buiten de verplichting vallen en voor een ander deel eronder.

"Ik factureer alleen aan particulieren"

Dan geldt de verplichting niet voor je uitgaande facturen. Maar de FOD is er expliciet over dat dit je niet ontslaat van de verplichting om te kúnnen ontvangen:

"Maar opgelet: u moet wel de gestructureerde elektronische facturen van uw leveranciers kunnen ontvangen."

Je boekhouder, je hosting, je leverancier van materiaal: die sturen wél gestructureerd. Zonder een oplossing die dat kan ontvangen, komen hun facturen niet binnen.

En als één van beide partijen niet btw-plichtig is?

Dan geldt de verplichting niet voor hun onderlinge transacties. Of een onderneming btw-plichtig is, kan je opzoeken in de Kruispuntbank van Ondernemingen: onder de rubriek "Hoedanigheden" staat dan "Onderworpen aan btw - Sinds [datum]". Hoe je daarnaast controleert of iemand via Peppol bereikbaar is, lees je in onze gids over het opzoeken van een klant of leverancier.

Twijfel je of het voor jou geldt?

Doe de verplichtingscheck — drie vragen, met de officiële bron bij elk antwoord. Moet je software vervangen, dan toont onze vergelijking per pakket wat het kan op het vlak van Peppol, met bron en controledatum per gegeven, volgens onze methodologie.

Officiële bronnen

Alle uitzonderingen in dit artikel zijn op 26 augustus 2026 gecontroleerd bij de bovenstaande officiële bronnen.

Dit artikel is algemene informatie, geen juridisch advies. Controleer uitzonderingen altijd bij de officiële bron — regelgeving kan wijzigen.